1. Grundlagen schaffen: Wissen systematisch aufbauen
Bevor KI sinnvoll eingesetzt werden kann, braucht es ein Mindestmaß an Verständnis. Nur so lassen sich Chancen nutzen und Risiken reduzieren.
KI-Kompetenz im Team stärken:
Das können Sie tun:
- Basics zu Funktionsweisen, Chancen und Risiken erlernen.
- Verständnis für Begriffe wie Bias, Trainingsdaten, Generative KI herstellen.
Niederschwellige Lernangebote nutzen:
Das können Sie tun:
- Kostenfreie Webinare und Micro-Trainings wahrnehmen (z.B. von der WKO, openHPI oder dem KI-Campus).
- Kurze und verständliche KI-Snacks nutzen statt komplexe Fachliteratur zu wälzen.
Von Beginn an verantwortungsvoll denken:
Das können Sie tun:
- Datenschutz,
- Fairness und
- den ökologischen Fußabdruck von Anfang an miteinbeziehen.
Beispiel aus der Praxis:
In einem kleinen Handwerksbetrieb startet die KI-Reise mit einem kostenlosen online KI-Grundlagen-Kurs. Danach sind die Mitarbeitenden in der Lage, informierte Entscheidungen zu treffen und einfache KI-Tools gezielt auf ihre Tauglichkeit im Unternehmen hin zu testen.
2. Strategische Orientierung schaffen: Ziele, Rollen und Verantwortlichkeiten
Eine klare KI-Strategie muss nicht umfangreich sein – aber sie muss existieren!
KI-Ziele definieren:
Zum Beispiel:
- entlasten bei Routinearbeiten,
- steigern der Qualität,
- reduzieren von Fehlern,
- steigern der Nachhaltigkeit.
Rollen klären:
Das sollten Sie tun:
- Eine verantwortliche Person bestimmen.
- Das muss nicht die Geschäftsführung sein!
Diese Person muss den Überblick über Prozesse und Risiken haben!- Diese Person muss Ressourcen für ihre Aufgabe bereitgestellt bekommen.
Governance schlank halten:
Das sollten Sie tun:
- Festlegen von
- Do’s & Don’ts und
- Transparenzregeln.
- Erstellen eines internen KI-Handbuchs.
Pro-Tipp: Ein 2-seitiger Leitfaden reicht oft völlig aus!
Beispiel aus der Praxis:
Im kleinen Handwerksbetrieb wird in einem Workshop geklärt, wo KI die Beschäftigten sinnvoll unterstützen und entlasten kann. Im Anschluss daran wird überlegt, wer für den KI-Einsatz verantwortlich ist. Die Wahl fällt auf die IT-affine Tischlermeisterin. Für diese Aufgabe wird sie für ein bestimmtes monatliches Stundenausmaß von ihrer eigentlichen Arbeit freigestellt.
Im Anschluss beginnt sie – gemeinsam mit der Geschäftsführung – damit, einen KI-Leitfaden für das Unternehmen auszuarbeiten.
3. KI-Einsatzfelder gezielt identifizieren und realistisch bewerten
Klein starten und Schritt für Schritt vorgehen:
Statt einer großen Transformation lieber auf kleine Schritte fokussieren!
Zum Beispiel kann der Fokus zu Beginn auf
- Textgenerierung,
- Dokumentation oder
- Kommunikation mit den Kundinnen und Kunden
liegen.
Prozesse systematisch analysieren:
Über diese Punkte sollten Sie gezielt nachdenken:
- Wo entstehen Engpässe?
- Wo geht Zeit verloren?
- Wo wäre Automatisierung sinnvoll?
Datenlage prüfen:
Über diese Punkte sollten Sie gezielt nachdenken:
- Sind die Daten vollständig und korrekt?
- Passen Datenschutz und technische Voraussetzungen?
Beispiel aus der Praxis:
In einem weiteren Workshop werden im Handwerksbetrieb die Prozesse analysiert und die Daten geprüft – immer mit der Frage im Hinterkopf, wo KI am besten unterstützen und den meisten Impact mit relativ wenig Aufwand erzielen kann.
Am Ende des Workshops einigen sich die Beschäftigten KI im ersten Schritt für die Verwaltung und Dokumentation von Angeboten, Aufträgen und Reklamationen einzusetzen, denn hier existieren zum einen klar definierte Prozesse und zum anderen geht viel Zeit für diese Aufgaben verloren.
4. Recht und Risiko: Compliance nicht aufschieben
Ein zentraler Punkt für Selbstständige und Inhabende kleiner Unternehmen: Rechtssicherheit von Anfang an!
Relevante Rechtsgrundlagen verstehen:
Diese Rechtsgrundlagen sollten Sie kennen und verstehen:
- EU AI Act
- DSGVO
- Urheberrecht
- Produkthaftung
Pro-Tipp: Bei Fragen eine (kostenlose) Rechtsberatung bei auf KI spezialisierten Juristinnen und Juristen einholen
Risikoabschätzung durchführen:
Risiken müssen insbesondere dann abgeschätzt werden, wenn Menschen vom KI-Einsatz betroffen sind. Das können sein:
- Beschäftigte,
- Kundschaft und / oder
- Dritte.
Transparenz sicherstellen:
Folgende Dinge müssen Sie kennzeichnen:
- Interaktionen mit KI (z.B. wenn auf Ihrer Unternehmenswebsite ein KI-Bot Fragen beantwortet),
- Von KI generierte Inhalte (Bilder, Texte, Videos, etc).
Beispiel aus der Praxis:
Damit keine rechtlichen Probleme drohen, beschäftigt sich die KI-Beauftragte des Handwerksbetriebs mit den relevanten Rechtsgrundlagen. Außerdem überlegt sie, ob und welche Risiken es beim Einsatz des KI-Tools zur Verwaltung und Dokumentation von Angeboten, Aufträgen und Reklamationen geben kann.
Außerdem legt sie fest, dass Kundinnen und Kunden, Lieferantinnen und Lieferanten sowie und Kolleginnen und Kollegen darauf hingewiesen werden müssen, wenn diese in irgendeiner Form mit diesem neuen Tool interagieren.
5. Ethische und gesellschaftliche Verantwortung aktiv wahrnehmen
Fairness und Nicht-Diskriminierung prüfen:
Sie können Verzerrungen vermeiden, indem SIe Tools bewusst auswählen und gut testen.
Der Mensch behält die Kontrolle:
Machen Sie sich folgendes bewusst:
KI unterstützt Entscheidungen – trifft sie aber nicht autonom!
Die letzte Entscheidung obliegt den verantwortlichen Personen (Human-in-the-Loop)!
Betroffene einbeziehen:
Das Feedback der Kundschaft oder der Belegschaft liefert Ihnen wertvolle Hinweise, um Ihre KI-Tools gezielt zu verbessern und mögliche Fehler zu beheben.
Beispiel aus der Praxis:
Im kleinen Handwerksbetrieb macht man sich auf die Suche nach einem passenden Tool. Die ausgewählten Tools werden auf Basis der Anforderungen geprüft und getestet.
Nachdem die Entscheidung für ein Tool getroffen ist, wird festgelegt, dass (zumindest zu Beginn) das Tool keine eigenen Entscheidungen treffen darf sondern nur Vorschläge bringt, die eine Person prüft und annimmt oder ablehnt. Es ist also zu jeder Zeit möglich, die KI zu übersteuern.
Zusätzlich haben die betroffenen Beschäftigten die Möglichkeit, laufend Feedback zu geben. Auch die Kundschaft wird um ihr ehrliches Feedback gebeten.
6. Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigen
Ökologischen Fußabdruck erfassen:
Erheben und erfassen Sie
- den Energieverbrauch,
- die Rechenintensität und
- den Speicherbedarf der von Ihnen eingesetzten KI-Tools.
Ressourcenschonende Tools bevorzugen:
Machen Sie sich bewusst, dass oft kleinere Modelle ausreichen.
Diese sind oftmals:
- günstiger,
- schneller und
- nachhaltiger.
Nachhaltige KI als Unternehmensziel verankern:
Wählen Sie Einsatzfelder, die die Effizienz Ihres Unternehmens steigern, Abfall reduzieren oder auf andere Art und Weise die Umwelt unterstützen.
Beispiel aus der Praxis:
Im kleinen Handwerksbetrieb wurde bei der Tool-Auswahl bereits auf nachhaltigkeitsbezogene Aspekte geachtet. Es wurde gemeinsam entschieden, nicht das beste Tool zu verwenden, sondern eine Lösung, die weniger Energie- und Speicherbedarf hat.
Zusätzlich werden durch den Einsatz des neuen KI-Tools Papier und Toner gespart, da Angebote und Bestellungen nicht mehr ausgedruckt und per Post versendet werden. Die Kommunikation mit der Kundschaft findet nun per E-Mail statt (sofern diese dazu bereit sind).
7. Schrittweise umsetzen und kontinuierlich verbessern
Die beste KI-Strategie nützt Ihnen nichts, wenn sie nicht gelebt wird. Daher denken Sie an folgende Punkte:
Regelmäßig prüfen:
Passen Sie Ihre KI-Strategie kontinuierlich an technologische und gesetzliche Entwicklungen an.
Feedbackschleifen integrieren:
Integrieren Sie folgende Maßnahmen ihn Ihre „Daily Routine“:
- Erfahrungen dokumentieren!
- Probleme früh erkennen!
- Maßnahmen ableiten!
Roadmap erstellen:
Kurz – übersichtlich – realistisch!
Legen Sie folgendes fest:
- Etappen,
- Verantwortliche,
- Meilensteine.
Beispiel aus der Praxis:
Die KI-Verantwortliche des Handwerksbetriebs aktualisiert auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse in der Praxis alle 3 Monate die KI-Tools im Unternehmen und bewertet dabei Effizienz und Risiko – so bleibt der KI-Einsatz stabil und sicher.
Fazit: So profitieren kleine Unternehmen von KI
In kleinen Unternehmen profitieren die Menschen besonders von einem schrittweisen, ressourcenschonenden und verantwortungsbewussten KI-Einsatz. Wissen, Governance, Ethik, Recht, Risiken und Nachhaltigkeit gehören dabei untrennbar zusammen!
Der KI-Kompass der Brainit GmbH bietet genau diese Orientierung – von der ersten Wissensbasis bis zur nachhaltigen KI-Strategie.
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Wir unterstützen Sie gerne dabei, eine individuelle, verantwortungsvolle und nachhaltige KI-Strategie für Ihr Unternehmen zu entwickeln!
Eva Jaritz
